会議を減らしたい。組織内の適切なコミュニケーション量とは。
社内会議やチームコミュニケーションついてのAgend編集部内の会話を記事にしました。
軽い雑談をそのまま記事にしたものですが、読者のみなさんが日々の仕事時間を振り返るキッカケになれば幸いです。
今回は、会社内での「適切なコミュニケーション量」についての会話。
フジイユウジ
Agend編集長。様々な事業の経営やグロースに携わる中で意思決定のための会議や組織論、チームコミュニケーションに強い興味を持ち、そのテーマで本メディアの運営を開始。
奥川隼彦
Agend編集メンバー。Webマーケティングを本業にしつつも、組織開発や社内コミュニケーションに興味関心を持ち、Agendにてインタビュー・ライティング・写真撮影などを担当。
会議って減らしたいよね
会議減らしたいって話、いたるところで聞きますよね。
強制的に会議を減らしたり、なくしたりしてる会社も増えてますし。
当然、僕も「これ何の役に立つのかな」って思う会議はしたくないですけど(笑)
組織内での適切なコミュニケーションの量って、どうするといいんですかね？
「適切なコミュニケーションの量」って観点、いいですね！
ただただ会議時間を減らしただけだとコミュニケーション不足になっちゃうのに「会議減らせ」とか「30分以内」って画一的なルールにしちゃうのもよく見かけますね。
気持ちはわかるし、上手くいくこともあるにはあるんですけど、コミュニケーション不足になっちゃうことも多くて。
そうなんですよ～
「会議を減らしたら無駄がなくなる」という状況にある組織って意外と少ないんですよね。
「組織内で情報が上手く流通してないから頑張って会議を増やしちゃってる」みたいな状態から減らすと、アクションを決めるのに1週間かかってたのが2週間かかるようになるとか、情報流通が悪くなったり。
情報がしっかり流通してる環境の会社は減らした方がいいんですけど、もともと無駄が多い組織は「無駄な会議と思って減らしたら、決まったことや経緯なんかの情報が流通しなくなって仕事効率が落ちる」みたいになったりしますね～
あぁー。
もともと意思決定や情報共有が下手なのに、その機会を減らすと、もっとダメになるのかー。
「無駄な会議が多い」って感じるなら、それ自体は正しい感覚なんだと思うのですけど、何を目的とするかと、減らす手順が大事じゃないかなーと思うんですけどね。
会議とか社内コミュニケーションには、決定や検討をする「情報を作る」のと「情報を流通させる」という機能があって、ちゃんと情報が流通してない組織って「よく分かってないやつが決定や検討をする」からクソ地獄なんですよね。
会議を減らしたり、参加者を減らして「よく分かってないやつが決定や検討をする」ことが増えたらクソ地獄がさらに
フジイさん、それ以上言ってはいけない(笑)
「情報の流通」が悪いと「作る情報の質」が落ちるというのは納得です。
「作る情報の質」と「それをどう流通させるか」の機能を考えて、会議体とか量を設計してる会社って、きっとあまりないですよね……
僕自身もそこまで完璧にできてるわけじゃないけど……
そういう会社が増えるキッカケになったらいいなと思って、このメディア(Agend)をはじめてますからね(笑)
そういうのがちゃんとできている会社といえば、先日
インタビューした株式会社JADEさんは、顔を合わせてのコミュニケーションを重視しつつ、「会議で話すことないね」となるくらいに普段からNotionやチャットでの情報共有をめちゃくちゃやってましたね。
とはいえ、どの会社でもできるようなことではない気がします。
「ココ見といてね！」って言うだけで誰も見ないなんて、よく見かける光景ですし。
株式会社JADEさん、徹底してましたね。あれ、多分ご本人たちは徹底してるとか、頑張ってる意識ないんじゃないですか(笑)
むしろ、あの人たち「こうしないと普通に効率悪いじゃん」くらいに思ってそう(※想像です)
そういう状態が普通になれば効率が良いと思えるようになる。
でも、目的と手順が大事ってさっきも言いましたけど、普段やっていないことって急にできないから段階が必要ですよね。
なんなら情報共有のためにタスクが追加される感覚になって「徹底するのは大変だし、効率が悪い」とか言い出す人が出る。
その結果として、情報が共有されないし、共有された情報を見に行くこともなくなる。ニンゲンって悲しい生き物ですよね。
急がば回れで、一時的に会議を増やす!? 会議を減らす方法論。
何度も言っちゃうけど、目的をもって手順を踏むのが大事だと思うんですよ。
筋トレする筋肉がないなら、身体を動かすことを習慣化するところから始めるしかないわけで……。
「共有しろ」ではなく「仕事するときに、必要な情報が共有されていないと感じる人を減らす」のを目的にしていくぞーとか全員に伝えて。
その上で「不足を感じないように、1つの場所にまとめよう」と「人に聞いたり、会議を待たずに、最初にまとめている場所を見よう」そして「質問されたら、個別に答えるよりも共有に置いて、情報の置き場を伝える」とか行動を変えていかないと。
メンバーが「仕事しやすくなったな」って思えないことをチームに根付かせるのは無理ゲーに近いから、「仕事しやすくなった、もう戻りたくない」ってなるような段階を踏んで進めていかないといけないですよね。
あくまでも仕事しやすくすることが目的なんで、必要な情報が共有されていないと感じる人を減らすために、会議の参加者を増やしたり、会議を増やす場合もあるんですよ……。
会議減らすのが意味がないと言ってるのではないですから誤解しないでくださいね。時間を生み出す手段として減らしたいのであって、減らすのが目的そのものではないというだけで……。
情報をもっている人を会議に呼ばずにクソ決定を連発するよりはマシなだけですから、増やすかどうかは組織の状態がどれくらいダメかによって変わりますよ。そういう段階を踏む必要がある組織も多いと思うってだけで(笑)
一時的に「情報を持っていない人が意思決定しちゃうのを減らす」ことを頑張って、その次の段階で「情報を持っている人を会議に呼ばなくても、意思決定する人は同じ情報を持っている」みたいに段階的に変えるのが大事って話です。
会議を減らすために、一時的に会議や参加者をわざと増やす段階を作った方が良い場合があるってことですね。
そうです、そうです。
あくまでダメな場合の例なんで、増やさなくても良い段階にあるなら、増やさないでいいんですけど(笑)
「会議をしなくても良い状態」をイメージしないまま、時間とか人数だけ減らしても、ダメな意思決定が増えるだけ・情報が流通されなくだけになるから、会議を減らす目的とか目標をちゃんとした方が良いと思うんですよね。
「会議を減らす」が「余計なコミュニケーション量」を増加させちゃう場合があるってことですよね。
適切なコミュニケーション量って、接触時間じゃなく、流通する情報の量を考えないと意味ないんですね。
本当にやりたいことは「会議時間を減らしても情報量が増える」というコミュニケーションの圧縮であって、コミュニケーションの希薄化じゃないはずですよね。そのためには、どういうコミュニケーション設計が必要か、真剣に考えないといけないと思うんですよ。
「クソ無駄だなと思う会議」が多くても、それをなくすと更に効率が悪くなったりもするんで。
まとめ:会議を減らすためには
会議時間を減らして上手くいく会社もあるけれど、それは会議時間を減らしたときに必要なコミュニケーションを圧縮して行うことができる組織だけ。その段階にない組織は、もっと悪いことが起きる。
自分たちの組織が現状どういう段階にあって、会議を減らしたらチームメンバーの行動にどんな変化があるのか考える必要がある。
会議を減らすことを目的にせず、目的に向かって実効性のある段階的な変化を考える必要がありそう。
（企画・構成・文：奥川 隼彦 ／ フジイユウジ）
